Was ist ein Rollout & was ist daran so besonders? (2024)

Was unterscheidet ein Rollout-Projekt von anderen Projekten?

Rollout-Projekte unterscheiden sich dadurch von den meisten anderen Projekten, dass die gleichen Aktivitäten nicht nur einmalig durchgeführt, sondern an verschiedenen Standorten wiederholt werden. Diese Standorte können Unternehmensstandorte, Arbeitsplätze oder auch nicht-physische Elemente wie Software umfassen. In einem umfangreichen Rollout-Projekt gibt es daher sehr viele Aufgaben, die an mehreren hundert oder tausend Standorten zu erledigen sind.

Rollout-Projekte involvieren oft eine Vielzahl von Beteiligten, darunter Mitarbeiter, Lieferanten und weitere externe Dienstleister. Zudem ist es entscheidend, dass der Rollout den laufenden Betrieb nicht beeinträchtigt. Dies erfordert eine präzise Planung und Durchführung, um sicherzustellen, dass alle Abläufe reibungslos funktionieren und die Ziele des Projekts erreicht werden können.

Die Komplexität eines Rollout-Projekts wird anhand eines vereinfachten Beispiels im Bereich Telekommunikation verdeutlicht: Ein Netzbetreiber richtet zahlreiche Mobilfunkmasten in ganz Deutschland ein. Für jeden Mast sind 30 identische Aktivitäten (von der Standortauswahl bis zur Montage der Antennen) erforderlich. Angenommen, es werden nur 250 Funkmasten aufgestellt, dann umfasst ein solches Projekt bereits 7.500 Aktivitäten. Zudem erfordert es eine enge Koordination zwischen Lieferanten, Zulieferern und internen Teams. Der Rollout muss genau überwacht werden, und jedes Teammitglied muss wissen, wann es welche Tätigkeit ausführen muss.

Der Ablauf eines Rollouts: Schritt für Schritt erklärt

Der Ablauf eines Rollouts kann je nach Art des Projekts unterschiedlich sein. Unser eigens entwickeltes STAK-Modell stellt eine geeignete Vorgehensweise für die meisten Rollouts dar, indem es das gesamte Projekt in vier Phasen gliedert:

• S Strategie (Vorbereitung und Planung)
• T Test (Test- und Pilotphase)
• A Ausführung (Durchführung und Umsetzung)
• K Kontrolle (Kontroll- und Abschlussphase)

Unser Modell erleichtert die Organisation und Durchführung von Rollouts, indem es eine klare Struktur vorgibt und sicherstellt, dass alle relevanten Schritte berücksichtigt werden. Die Mnemonik „Stets Testen – Alles Kontrollieren“ hilft dabei, die Phasen im Gedächtnis zu behalten und den Rollout effizient zu gestalten.

Den gesamten Ablauf eines Rollouts zu beschreiben würde hier den Rahmen sprengen, deshalb stellen wir einen vereinfachten Ablauf dar. Wenn Sie detaillierte Informationen zum Ablauf erfahren möchten, dann holen Sie sich unseren Rollout-Kompass.

Vereinfachte Darstellung des Rollout-Ablaufs

Phase 1: Strategie (Vorbereitung und Planung)

• Rollout-Ziele definieren: Klären Sie die Ziele des Rollouts.
• Datenbestand prüfen: Stellen Sie sicher, dass die benötigten Daten vorhanden sind.
• Budgetplanung: Berücksichtigen Sie Projektgröße, Ressourcenbedarf, Standortvariabilität und Risikopuffer.
• Teamzusammenstellung: Wählen Sie erfahrene Mitarbeiter und externe Berater aus.
• Informationswege festlegen: Bestimmen Sie Kommunikationsmittel und Erfassungsgeräte.
• Zeitpläne festlegen: Planen Sie Aufgaben, Meilensteine und Abhängigkeiten.
• Dokumentation planen: Planen Sie die Dokumentation von vorneherein mit ein.
• Problem-Management: Etablieren Sie ein Problem-Management.
• Tranchen bilden: Teilen Sie die Standorte in Gruppen auf, um den Rollout schrittweise durchzuführen.
• Im Idealfall nutzen Sie eine Rollout-Software wie SiteTracker, die Ihnen viele Prozesse deutlich erleichtert.

Phase 2: Test (Test- und Pilotphase)

• Führen Sie einen kompletten Rollout an einem einzelnen Standort durch.
• Prüfen Sie anhand des Pilotprojekts alle Prozesse und verbessern, wenn nötig.

Phase 3: Ausführung (Durchführung und Umsetzung)

• Beginnen Sie den Rollout erst nach erfolgreicher Pilotphase.
• Führen Sie den Rollout zuerst in einer Tranche (in einem Bereich) durch und erweitern Sie dann Schritt für Schritt.
• Bieten Sie effektiven Support für alle Projekt-Mitglieder.

Phase 4: Kontrolle (Kontroll- und Abschlussphase)

• Prüfen Sie, ob die Projektziele erreicht wurden.
• Geben Sie Ressourcen frei.
• Dokumentieren Sie Erfahrungen für zukünftige Projekte.
• Erstellen Sie einen Projektabschlussbericht.
• Übertragen Sie die Daten ggf. in ein anderes System.

Die Bedeutung einer Rollout-Software für Rollout-Projekte

Eine Rollout-Software ist von entscheidender Bedeutung für die effiziente Planung, Durchführung und Überwachung von Rollout-Projekten. Sobald ein Rollout einen Umfang erreicht, der sich nicht mit Tabellenkalkulationsprogrammen wie Excel oder allgemeiner Projektmanagement-Software abbilden lässt, ist der Einsatz einer spezialisierten Rollout-Management-Software unerlässlich. Die Projektgröße bezieht sich entweder auf die Anzahl der Standorte oder auf die Menge der auszurollenden Assets. Je besser die Software auf die spezifischen Anforderungen zugeschnitten ist, desto effektiver ist sie. Bei komplexen Projekten, die mehrere Standorte (möglicherweise weltweit) umfassen, ist der Einsatz einer Rollout-Management-Software unverzichtbar, um die Rollout-Projekte erfolgreich durchzuführen.

Eine Rollout-Software zwingt das Rollout-Planungsteam dazu, den gesamten Prozess inhaltlich und zeitlich vorauszudenken und alle erforderlichen Daten – darunter Standortdaten, technische Details, Asset-Informationen und mehr – im Vorfeld oder während des Rollouts in der Software zu erfassen. Dadurch erhalten das Planungsteam und alle Projektbeteiligten eine klare Übersicht darüber, wer welche Aufgaben zu welcher Zeit zu erledigen hat. Neue Informationen werden kontinuierlich in die Software eingepflegt und können für Auswertungen wie Statusberichte, Vorfallmeldungen und Auslastungsberichte genutzt werden. Insbesondere ist es für die Projektleitung von großer Bedeutung, den aktuellen Projektfortschritt stets im Blick zu haben, um Verzögerungen und Vorfälle rechtzeitig zu erkennen und so Mehrkosten zu verhindern oder zumindest zu minimieren. Der Einsatz einer spezialisierten Rollout-Software ist daher ein unverzichtbarer Bestandteil für den Erfolg eines Rollout-Projekts.

Unsere Rollout-Software SiteTracker ist speziell für umfangreiche Rollouts entwickelt und ist das All-in-One-Tool für komplexe Rollout-Projekte. Die Software wird bereits in über 100 Projekten mit mehr als 1,5 Millionen Standorten verwendet.